Zapytanie ofertowe z dn. 27.07.2026

na zapewnienie noclegów i i wyżywienia podczas dwóch wizyt studyjnych w Łodzi

Zapytanie ofertowe dotyczy projektu pn. „Akademia Młodych Liderów i Liderek Aglomeracji Konińskiej” w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 (FEW) współfinansowanego z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji (FST), w ramach Priorytetu 10. Sprawiedliwa transformacja Wielkopolski Wschodniej, Działania 10.01 Rynek pracy, kształcenie i aktywne społeczeństwo wspierające transformację gospodarki oraz z budżetu państwa.

I. Dane zamawiającego

Szkoła Liderstwa im. Zbigniewa Pełczyńskiego

ul. Wiejska 12a, 00-490 Warszawa

NIP: 7010425839

[email protected]

tel. 573 487 012

II. Opis przedmiotu zamówienia

1. Nazwa i kody przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

98341000-5 – Usługi miejsc noclegowych

55100000-1 – Usługi hotelarskie

55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa rezerwacji, zapewnienia i obsługi noclegów wraz ze śniadaniami i  kolacjami dla uczestników dwóch wizyt studyjnych i personelu projektu Akademia Młodych Liderów i Liderek Aglomeracji Konińskiej (zw. wizyta).

3. Podstawowe informacje o wizycie:

– terminy wizyt: 1) 25-27 sierpnia 2026, 2) 14-16 kwietnia 2027

– miejsce wizyt: miasto Łódź

– liczba uczestników jednej wizyty: 33 os. łącznie

– na potrzeby oceny lokalizacji obiektów noclegowych przyjmuje się punkt odniesienia: Dworzec Łódź Fabryczna (Plac Bronisława Sałacińskiego 1, 90-001 Łódź)

4. Zamówienie obejmuje następujące świadczenia:

5. Jeżeli po zastosowaniu tego udziału liczba osób przeznaczonych do zakwaterowania w pokojach dwuosobowych jest nieparzysta, Wykonawca zapewni dodatkowy pokój jednoosobowy.

6. Ostateczna liczba świadczeń i struktura pokoi mogą ulec zmianie w granicach wskazanych w tabeli powyżej. Rozliczenie nastąpi według faktycznie zrealizowanej liczby kolacji oraz wykorzystanych pokoi jedno- i dwuosobowych, z zastosowaniem cen jednostkowych określonych w ofercie.

7. Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę świadczeń, strukturę pokoi i listę zakwaterowania nie później niż 3 dni przed planowanym terminem pobytu w hotelu. Zmiany wynikające ze zdarzeń losowych po tym terminie będą uzgadniane indywidualnie, w miarę dostępności miejsc.

III. Szczegółowe wymagania dotyczące noclegów

1. Obiekt musi znajdować się w granicach administracyjnych miasta Łodzi w odległości nie większej niż 4 kilometry od punktu odniesienia wskazanego w pkt. II (dworzec Łódź Fabryczna). Odległość rozumiana jest jako sieciowa (drogowa) – długość trasy, którą musi pokonać pieszy lub pojazd, poruszając się po istniejącym układzie ulic, chodników i ścieżek. Zlokalizowanie obiektu w centrum miasta umożliwi grupie swobodne przemieszczanie się pomiędzy zaplanowanymi punktami wizyty studyjnej, które ulokowane są w różnych częściach miasta.
2. Obiekt musi być hotelem min. 3* i wpisanym do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich. Zamawiający dopuszcza hotele kategorii wyższej niż 3*.
3. Każdy pokój musi mieć własny węzeł sanitarny, bezpłatny dostęp do bezprzewodowego internetu, pościel, ręczniki oraz podstawowe wyposażenie odpowiadające kategorii obiektu.
4. Pokoje dwuosobowe muszą posiadać dwa oddzielne łóżka.
5. Pokoje muszą być pokojami dla niepalących. Niedopuszczalne jest zakwaterowanie uczestników w pokojach wieloosobowych, hostelowych lub z łazienką współdzieloną.
6. Obiekt  w którym będą zapewnione noclegi i posiłki (śniadania i kolacje) musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (w tym dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich) oraz spełniać kryterium dostępności, zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”.
7. W cenie noclegu muszą zostać ujęte śniadanie, podatek VAT (jeżeli dotyczy), opłata miejscowa lub inne opłaty lokalne oraz wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego wykonania usługi. Niedopuszczalne jest naliczanie uczestnikom jakichkolwiek dodatkowych opłat obowiązkowych.
8. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za prawidłową rezerwację pokoi i nie może przenieść uczestników do obiektu niespełniającego warunków zapytania bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.

IV. Szczegółowe wymagania dotyczące wyżywienia

1. Śniadanie jest integralną częścią usługi noclegowej.

2. Kolacja musi składać się co najmniej z dwóch dań, tj. zupy i dania głównego, oraz napoju.
3. Kolacje muszą odbywać się w obiekcie noclegowym, w którym zakwaterowane są osoby korzystające z danego świadczenia.
4. Wykonawca zapewni warianty odpowiadające zgłoszonym potrzebom dietetycznym, w szczególności posiłki wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe, bezlaktozowe oraz uwzględniające alergie pokarmowe – o ile Zamawiający zgłosi taką potrzebę z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni roboczych przed usługą.
5. Posiłki i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, w szczególności szklanych, porcelanowych, ceramicznych lub metalowych. Niedopuszczalne jest używanie plastikowych naczyń i sztućców jednorazowych.

V. Warunki płatności za usługę

1. Ze względu na kryteria projektu, płatność za usługę zostanie zrealizowana po zakończeniu każdego etapu zamówienia zgodnie z poniższym:
2. Po odbyciu pierwszej wizyty 25-27 sierpnia 2026,
3. po odbyciu drugiej wizyty 14-16 kwietnia 2027.

Nie jest możliwa wpłata zaliczki przed wykonaniem usługi.

• Podstawą płatności końcowej będzie podpisany protokół odbioru (każdorazowo po danej wizycie) oraz prawidłowo wystawiona faktura lub rachunek z terminem płatności 14 dni.
• Rozliczenie nastąpi według cen jednostkowych z oferty oraz faktycznie zrealizowanych świadczeń.
• Cena oferty pozostaje niezmienna przez cały okres realizacji zamówienia.
• Płatność nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

VI. Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy są uprawnieni do usług objętych zamówieniem i dysponują wymaganym obiektem oraz posiadają potencjał techniczny, osobowy i finansowy do realizacji usługi.

VII. Podstawy wykluczenia

1. Wykluczeni z udziału w postępowaniu są Oferenci, którzy:
   a) znajdują się w stanie likwidacji;
   b) mają orzeczony tytułem środka zapobiegawczego zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne; w tym osoby i podmioty znajdujące się na liście prowadzonej przez ministra właściwego ds. wewnętrznych na podstawie ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;
   c) w okresie ostatnich 3 latach poprzedzających dzień wszczęcia postępowania wyrządzili Zamawiającemu szkodę poprzez niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia, będące następstwem okoliczności, za które odpowiedzialność ponosił Oferent;
   d) w okresie ostatnich 3 latach poprzedzających dzień wszczęcia postępowania uchylili się od podpisania umowy z Zamawiającym pomimo wyboru ich oferty;
   e) zostali prawomocnie skazani lub w składzie urzędującego organu zarządzającego lub nadzorczego posiadają członków lub prokurentów prawomocnie skazanych za przestępstwo skarbowe, przestępstwo przeciwko prawom pracowniczym lub przeciw dokumentom;
   f) są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub występuje konflikt interesów;
   g)są pracownikami Partnera projektu, tj.: Stowarzyszenia Aglomeracja Konińska.
   h) Ponadto Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, zwanej dalej ustawą przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę, Oferenta:
   – wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy zwanego dalej „rozporządzeniem 765/2006”, i rozporządzeniu Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających, zwanego dalej „rozporządzeniem 269/2014”, albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy o przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę;
   – którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy o przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę;
   – którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy o przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę.
   – Wykonawca potwierdza brak podstaw wykluczenia poprzez złożenie oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 3.

2. O udzielenie zamówienia mogą̨ się̨ ubiegać wyłącznie oferenci, którzy spełniają wyżej określone warunki oraz złożą kompletną i prawidłowo wypełnioną ofertę.
3. Zamawiający oceni, czy Oferent spełnia warunki na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów.
4. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: „spełnia” – „nie spełnia”.

VIII. Sposób przygotowania i złożenia oferty

Oferta musi zostać złożona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1.

Do oferty należy dołączyć:

1. Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia i konfliktu interesów – Załącznik nr 2;
2. Oświadczenie dotyczące sankcji – Załącznik nr 3;
3. Pełnomocnictwo, jeżeli ofertę podpisuje osoba niewskazana w publicznym rejestrze jako uprawniona do reprezentacji.
4. Przykładowe menu.

1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny i podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy. Dopuszczalny jest podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza ofert częściowych ani wariantowych.
3. Oferta musi obejmować całość zamówienia i wszystkie wskazane świadczenia.
4. Ofertę wraz z Załącznikami należy przesyłać w formie elektronicznej na adres: [email protected] do północy dnia 5.08.2026 r. W tytule maila prosimy wpisać: „Akademia Młodych Liderów – nocleg”
5. Wykonawca ponosi wszystkie koszty przygotowania i złożenia oferty.

IX. Sposób Obliczenia Ceny

1. Wykonawca podaje ceny jednostkowe netto i brutto oraz łączną cenę netto i brutto dla ilości przyjętych do oceny.
2. Ceny należy podać w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Łączna cena oferty jest sumą iloczynów cen jednostkowych i ilości wskazanych w Formularzu ofertowym.
4. W przypadku rozbieżności między ceną jednostkową a wartością pozycji Zamawiający poprawi oczywistą omyłkę rachunkową, przyjmując za prawidłową cenę jednostkową, i uwzględni konsekwencje rachunkowe poprawki.
5. Cena musi obejmować wszystkie koszty realizacji zamówienia.

X. Odrzucenie oferty

1. Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z treścią zapytania, złożoną po terminie, niekompletną, niepodpisaną, zawierającą nieprawdziwe informacje, złożoną przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu albo niespełniającego warunków udziału.
2. Jeżeli zaoferowana cena lub jej istotne części składowe wydają się rażąco niskie i budzą wątpliwości co do możliwości prawidłowej realizacji zamówienia, w szczególności gdy cena jest niższa od średniej arytmetycznej cen nieodrzuconych ofert, Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia wyjaśnień i dowodów.
3. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na Wykonawcy. Brak wyjaśnień w terminie albo potwierdzenie rażąco niskiej ceny skutkuje odrzuceniem oferty.

XI. Kryteria Oceny Oferty

1. Oferty niepodlegające odrzuceniu zostaną ocenione według następującego kryterium:

2. Punkty zostaną obliczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów.
3. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców, których oferty uzyskały taką samą liczbę punktów, do złożenia ofert dodatkowych. Cena w ofercie dodatkowej nie może być wyższa niż w ofercie pierwotnej.

XII. Wyjaśnienia, poprawianie omyłek i uzupełnienia

1. Zamawiający może poprosić o wyjaśnienia dotyczących treści oferty oraz poprawić oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, niepowodujące istotnej zmiany treści oferty. W takiej sytuacji skontaktuje się mailowo w odpowiedzi na maila z ofertą.

XIII. Wybór oferty i zawarcie umowy

1. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie opublikowana na stronie www.szkolaliderstwa.pl.
2. Zamawiający skontaktuje się z wybranym Wykonawcą w celu uzgodnienia terminu zawarcia umowy. Umowa powinna zostać podpisana niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od przekazania informacji o wyborze, chyba że Zamawiający wskaże inny termin.
3. Jeżeli wybrany Wykonawca uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać kolejną najkorzystniejszą ofertę spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

XIV. Zmiana lub unieważnienie postępowania

1. Zamawiający może zmienić lub uzupełnić treść zapytania przed upływem terminu składania ofert. Zmiana zostanie opublikowana na stronie www.szkolaliderstwa.pl, a termin składania ofert zostanie przedłużony, jeżeli będzie to potrzebne do przygotowania lub zmiany ofert.
2. Jeśli zmiana lub uzupełnienie oferty nastąpi w czasie, gdy Zamawiający dysponować będzie już nadesłanymi Ofertami, Zamawiający poinformuje Oferentów o potrzebie naniesienia zmian do Oferty.
3. Zamawiający może unieważnić postępowanie w każdym czasie i bez podania przyczyny, a także gdy nie wpłynie żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu, cena najkorzystniejszej oferty przekroczy środki możliwe do przeznaczenia na zamówienie, wystąpi niemożliwa do usunięcia wada postępowania albo nastąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego.
4. Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie i bez wyboru oferty. Wykonawcom nie przysługują z tego tytułu roszczenia o zwrot kosztów przygotowania oferty ani o zawarcie umowy.

XV. Obowiązek informacyjny

1. Administratorem danych osobowych uzyskanych w związku z niniejszym postepowaniem jest Szkoła Liderstwa im. Zbigniewa Pełczyńskiego z siedzibą w Warszawie, ul. Wiejska 12a, 00-490 Warszawa;  e-mail: [email protected].
2. Dane osobowe zawarte w przesłanych dokumentach będą przetwarzane przez Administratora w celu przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Zapytania Ofertowego wskazane w ogłoszeniu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych uzyskanych w związku z niniejszym postepowaniem jest:
3. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. tzw. ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, dalej: RODO), wobec czego ich podanie jest dobrowolne, a ich niepodanie uniemożliwia udział w procesie rekrutacji;
4. w celu podjęcia działań na żądanie Oferenta przez zawarciem umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. RODO;
5. dane osobowe Oferenta inne niż wymienione powyżej mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) – na podstawie udzielonej zgody, wyłącznie w celu zawarcia Umowy Ramowej. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w powyższym zakresie jest dobrowolne i nie może być podstawą niekorzystnego traktowania Oferenta, a brak wyrażenia zgody nie może powodować wobec Pana/Pani jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej nie zawarcia Umowy Ramowej przez Administratora.
6. ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń pomiędzy Oferentem a Administratorem (podstawa prawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. Administrator może ujawnić dane osobowe Oferenta podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi prawne, dostawcom usług lub produktów działającym w jego imieniu, w szczególności podmiotom świadczącym dla Administratora usługi IT, HR, serwisowe, agencyjne, administracyjne.
8. Dane osobowe Oferenta nie będą przekazywane do państw trzecich (poza obszar UE).Dane osobowe Oferenta będą przechowywane wyłącznie na czas trwania procesu weryfikacji złożonych dokumentów w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe, a także na czas trwania Umowy Ramowej rekrutacji, a po jego zamknięciu wszelkie dokumenty aplikacyjne zostaną zniszczone.
9. Oferent posiada prawo żądania:
   a) dostępu do treści swoich danych – w granicach art. 15 RODO,
   b) ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO,
   c) ich usunięcia – w granicach art. 17 RODO,
   d) ograniczenia przetwarzania – w granicach art. 18 RODO,
   e) przenoszenia danych – w granicach art. 20 RODO,
   f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w granicach art. 21 RODO,
   g) cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jeżeli Administrator przetwarza je na podstawie Pana/Pani zgody.
10. Podanie  danych  osobowych  jest  dobrowolne,  ale  niezbędne  do  przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Zapytania Ofertowego. Konsekwencją odmowy podania danych osobowych będzie brak możliwości wykonania na Pani/Pana rzecz tych czynności.Podane przez Panią/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane automatycznie.
11. Oferentowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących narusza przepisy RODO.

XVI. Załączniki

1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw wykluczenia, powiązań i konfliktu interesów;
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie dotyczące sankcji.

TREŚĆ OFERTY W PDF

Projekt „Akademia Młodych Liderów i Liderek Aglomeracji Konińskiej” nr FEWP.10.01-IZ.000036/24 realizowany jest w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021–2027 i współfinansowany z Funduszu na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji.

#FunduszeUE #FunduszeEuropejskie